Почему расходятся отчёты по остаткам товаров в 1С:ERP (и УТ, КА)

Почти каждый пользователь 1С:ERP рано или поздно замечает: открываешь один отчёт по остаткам — одна цифра, другой отчёт по той же номенклатуре — цифра другая. Кажется, что база «поехала». На самом деле в подавляющем большинстве случаев это не ошибка, а закономерность: в системе параллельно работают несколько независимых учётных контуров, и каждый отчёт строится из своего регистра накопления. Разные регистры — разные разрезы, разный момент заполнения, разный смысл. Поэтому цифры законно отличаются.

Коротко: четыре отчёта — четыре источника

Сначала общая картина. Запомните главное правило: сравнивать «в лоб» можно только отчёты, построенные из одного регистра. Если регистры разные — расхождение нормально по определению.

1. «Ведомость по товарам на складах» — что физически лежит на складе

Этот отчёт строится из регистра накопления «Товары на складах» (внутреннее имя объекта — ТоварыНаСкладах). Это оперативный складской учёт: он отвечает на вопрос «сколько единиц товара физически находится на складе».

Ключевая особенность регистра: в нём нет разреза по организациям. Его измерения — это Склад, Помещение (для адресных складов), Номенклатура, Характеристика, Серия, Назначение. Ресурсов всего два: «В наличии» (сколько лежит) и «К отгрузке» (сколько из этого уже зарезервировано под отгрузку по распоряжениям).

Вывод для практики: ведомость по складам показывает «железо на полке» в штуках, без привязки к тому, какой организации этот товар принадлежит и сколько он стоит. Если у вас на одном складе работают несколько организаций — этот отчёт сложит их вместе.

2. «Остатки и доступность товаров» — сколько реально можно продать

Очень частая ошибка — сравнивать «Доступно» из этого отчёта с физическим наличием и удивляться разнице. А разница тут заложена по смыслу.

Этот отчёт строится из отдельного регистра «Запасы и потребности» (ЗапасыИПотребности) — это регистр механизма обеспечения потребностей. В него сводятся сразу три вещи: складское наличие, потребности (заказы клиентов, под которые товар резервируется) и ожидаемые поступления (заказы поставщикам, перемещения, заказы на производство). Поэтому отчёт отвечает не на вопрос «сколько лежит», а «сколько свободно для продажи».

Ресурсы регистра прямо соответствуют колонкам отчёта: «В наличии», «Заказано» (потребность под заказы), «Поступит» (ожидаемые поступления), «Резервировать на складе», «К обеспечению» и др. Упрощённо:

Доступно ≈ «В наличии» − зарезервировано под заказы + ожидаемые поступления

• «Доступно» меньше наличия, когда часть товара зарезервирована под заказы клиентов;
• «Доступно» может быть больше наличия, когда учтены ожидаемые поступления.

Важно: «Остатки и доступность товаров» и «Ведомость по товарам на складах» строятся из разных регистров, поэтому сравнивать их «в лоб» нельзя. Сходиться должна только колонка «В наличии» (в регистр «Запасы и потребности» наличие сводится со склада). А «Доступно», «В резерве» и «Ожидается» отличаются по определению.

3. «Товары организаций» — чем владеет юрлицо

Отчёты «Ведомость по товарам организаций» и «Остатки товаров организаций» строятся из регистра «Товары организаций» (ТоварыОрганизаций). Это уже учёт принадлежности: какая организация и сколько товара числит за собой по данным учёта, независимо от того, на каком складе он лежит.

Измерения здесь другие: Организация, Аналитика учёта номенклатуры (свёрнутый ключ: номенклатура + характеристика + склад + назначение), Вид запасов и Номер ГТД. Именно «Вид запасов» — частый источник «лишних» строк: собственные товары, товары на комиссии, давальческое сырьё и т.д. учитываются с разными видами запасов.

Поскольку измерения «Товаров организаций» и «Товаров на складах» принципиально разные (организация против склада), эти два отчёта совпадают далеко не всегда — и это нормально (подробно про причины — ниже).

4. «Себестоимость товаров» — стоимостный (партионный) учёт

Отчёт «Себестоимость товаров» строится из одноимённого регистра «Себестоимость товаров» (СебестоимостьТоваров). Это стоимостный контур: его задача — не «сколько лежит», а «сколько это стоит». Ресурсы регистра — «Количество» и «Стоимость» (а также множество стоимостных показателей: регламентированная, управленческая стоимость, доп. расходы, НДС и т.д.).

Разрезы здесь самые «тяжёлые»: Организация, Партия, Вид запасов, Аналитика учёта номенклатуры, Аналитика учёта партий, Аналитика финансового учёта, Раздел учёта. Это партионный учёт: остаток «нарезан» по партиям поступления.

Почему цифры расходятся: разбор по парам

«Товары на складах» против «Товары организаций»

Это сравнение «склад против юрлица». Расхождение количества возникает, когда товар физически есть на складе, но не принадлежит организации (или наоборот). Типичные причины:

• Товары на ответственном хранении и принятые на комиссию. Физически лежат на вашем складе (попадают в «Товары на складах»), но это не ваша собственность — в собственных остатках организации их нет (они учитываются отдельно: «Товары, принятые на хранение», «Товары, принятые на комиссию»).
• Товары в пути и передачи между организациями. Принадлежат организации (есть в «Товарах организаций»), но на складе ещё/уже нет (нет в «Товарах на складах»).
• Неотфактурованные поставки. Товар поступил на склад по ордеру, но финансовый документ ещё не оформлен — складской и организационный контуры временно расходятся.
• Несколько организаций на одном складе. «Товары на складах» суммируют всё по складу без разреза организаций — а «Товары организаций» разнесут это по юрлицам.
• Ордерная схема склада. Между фактическим (ордерным) остатком и остатком по финансовым документам бывает разрыв, пока не проведены все ордера и накладные.

Найти такие разрывы помогают отчёты «Контроль оформления товаров в пути и неотфактурованных поставок» и «Контроль передач и возвратов товаров между организациями».

Количественные отчёты против «Себестоимости товаров»

Здесь сравнивают «сколько лежит/числится» (штуки) с «сколько стоит» (стоимостный контур). Причины расхождений:

• Месяц не закрыт. Главная причина. Пока не выполнен расчёт себестоимости, стоимость в регистре «Себестоимость товаров» не сформирована или предварительна. Количество в стоимостном контуре тоже может отставать от складского.
• Отрицательные остатки. Если по номенклатуре уходило «в минус», партии не подобраны, и себестоимость по такой позиции не рассчитывается. Количественно товар «есть», стоимостно — нет.
• Разные разрезы. Себестоимость считается по организации + партии + виду запасов, а наличие — по складу. Один и тот же товар на двух складах в «Себестоимости» будет одной строкой по организации, а в складской ведомости — двумя.
• Способ оценки «по средней за месяц». Внутри месяца стоимость считается предварительно и окончательно фиксируется только при закрытии. Подробнее — в нашей статье про предварительный и окончательный расчёт себестоимости (ссылка ниже).

«Остатки и доступность» против «Ведомости по товарам на складах»

Это отчёты из разных регистров («Запасы и потребности» против «Товары на складах»), поэтому сравнивать надо только колонку «В наличии» — она совпадёт. «Доступно» отличается на величину резервов под заказы и ожидаемых поступлений. Это не ошибка, а смысл отчёта обеспечения.

Как найти настоящую ошибку: пошагово

Если вы убедились, что сравниваете однотипные показатели, а расхождение всё равно подозрительное — двигайтесь так:

1. Сначала закройте месяц (хотя бы предварительно) — большинство «расхождений» стоимостного контура после расчёта себестоимости исчезают.
2. Проверьте отрицательные остатки. Отчёты «Отрицательные остатки товаров организаций» и «Отрицательные остатки товаров и резервов организаций» покажут позиции, ушедшие в минус, — именно они чаще всего ломают себестоимость.
3. Сверьте контуры специальными отчётами. Для пары «наличие против стоимости» есть готовые инструменты сверки: «Сверка остатков оперативного учёта и себестоимости» и «Сверка данных партионного учёта и себестоимости». Они прямо показывают, где количественный и стоимостный учёт разошлись.
4. Проверьте незавершённые операции. Товары в пути, неотфактурованные поставки, непроведённые ордера — частая причина разрыва склада и организаций.
5. Зафиксируйте период и разрез. Убедитесь, что во всех отчётах одинаковые дата, организация и склад — частая «ошибка» оказывается разными настройками отбора.

Главный вывод

Расхождение отчётов по остаткам в 1С:ERP, УТ и КА — в 9 случаях из 10 не ошибка, а следствие того, что отчёты строятся из разных регистров с разным смыслом:

• «Товары на складах» — физическое наличие (штуки, по складам, без организаций);
• «Остатки и доступность» — свободный остаток для продажи (наличие минус резерв плюс ожидания);
• «Товары организаций» — принадлежность юрлицу (по видам запасов);
• «Себестоимость товаров» — стоимостный партионный учёт, который наполняется при закрытии месяца.

Поэтому первый вопрос при «расхождении» — не «где ошибка», а «из каких регистров эти два отчёта и одно ли они вообще измеряют». И только если контур и разрез совпадают, а цифры разные — стоит искать реальную проблему по шагам выше.

Частые вопросы

Почему «Ведомость по товарам на складах» и «Товары организаций» показывают разные остатки?

Первый отчёт показывает физическое наличие на складе, второй — то, чем владеет организация. Товары в пути, на ответственном хранении или принятые как давальческие законно дают расхождение.

Из какого регистра строится каждый отчёт по остаткам?

«Ведомость по товарам на складах» — из складского учёта, «Товары организаций» — из учёта по организациям, «Остатки и доступность» — из регистра доступности, «Себестоимость товаров» — из партионного (стоимостного) учёта. Разные регистры дают разные цифры.

Когда расхождение отчётов — это ошибка, а не норма?

Когда после закрытия месяца и расчёта себестоимости сохраняются отрицательные остатки или «зависшие» суммы без количества. Это сигнал о нарушении последовательности проведения документов.

Почему «Себестоимость товаров» расходится с количественными отчётами?

Стоимостный учёт ведётся по партиям и обновляется при расчёте себестоимости. До закрытия месяца количественные и стоимостный отчёты закономерно расходятся.