Предварительный и окончательный расчёт себестоимости в 1С:ERP: в чём разница
Два режима регламентного расчёта себестоимости в 1С:ERP — предварительный и окончательный (фактический). Разбираем, чем они отличаются, когда какой применять и почему предварительная и фактическая себестоимость расходятся.
В 1С:ERP себестоимость товаров рассчитывается регламентным документом «Расчёт себестоимости товаров», который программа создаёт автоматически. У этого расчёта есть два режима — предварительный и окончательный (фактический). Они решают разные задачи: предварительный нужен внутри месяца для оперативной оценки, окончательный — для точной себестоимости по итогам периода. Разберём, чем они отличаются и когда какой применять.
Предварительный расчёт себестоимости
Предварительный расчёт выполняется в процессе оперативной работы, не дожидаясь закрытия месяца. Его главная задача — дать возможность оперативно оценивать валовую прибыль при продаже товаров.
- Считается по тому методу оценки, который задан в учётной политике, — «Средняя за месяц», «ФИФО» или «Среднескользящая». Метод один и тот же для предварительного и окончательного расчёта.
- Использует те документы, которые уже введены на момент расчёта.
- Запускается по расписанию регламентным заданием — частоту можно настроить (например, ежедневно утром или несколько раз в день).
- Дополнительные расходы на товары могут учитываться автоматически. Включается флагом «Распределение дополнительных расходов по товарам»: «Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца → Настройки → Настройка параметров операций закрытия месяца», группа «Предварительное закрытие месяца».
Предварительная себестоимость не является окончательной: при следующем расчёте она пересчитывается с учётом вновь введённых документов. При методе ФИФО полноценный партионный учёт выполняется только в окончательном расчёте по итогам месяца, поэтому предварительная цифра — оценочная, но считается по тому же методу из учётной политики (а не подменяется средней). А если по конкретной позиции себестоимость вообще не рассчиталась — это отдельная задача: пошаговая диагностика. Начиная с версий ERP/КА 2.5.7 распределение партий при предварительном расчёте можно зафиксировать, а отклонения отражать отдельными движениями.
Окончательный (фактический) расчёт себестоимости
Окончательный расчёт выполняется в конце месяца через обработку «Закрытие месяца» и даёт фактическую себестоимость по итогам периода — по всем введённым за месяц документам.
- Включает полный набор регламентных операций закрытия.
- Выполняет финальное распределение партий (например, по ФИФО) и распределение дополнительных расходов.
- Рассчитывает отклонения стоимости списания и формирует итоговые проводки по документам, у которых изменилась стоимость.
Расчёт ресурсоёмкий и занимает заметное время, поэтому в оперативной работе его не используют — только при закрытии периода.
Сравнение режимов
| Параметр | Предварительный | Окончательный (фактический) |
|---|---|---|
| Когда выполняется | В течение месяца | В конце месяца |
| Назначение | Оперативная оценка валовой прибыли | Фактическая себестоимость периода |
| Данные | По уже введённым документам | По всем документам месяца |
| Метод оценки | По методу из учётной политики (оценочно) | По методу из учётной политики (точно) |
| Запуск | По расписанию (регл. задание) | При закрытии месяца |
| Доп. расходы | Опционально (настройкой) | Учитываются полностью |
| Скорость | Быстро | Долго, не для оперативной работы |
Почему предварительная и фактическая себестоимость расходятся
Расхождение предварительной и фактической себестоимости — нормальная и ожидаемая ситуация. Основные причины:
- на момент предварительного расчёта введены ещё не все документы месяца;
- нарушена хронологическая последовательность регистрации документов;
- в учётной политике выбрана оценка «по нулевой стоимости»: в момент продажи себестоимость записывается нулевой, а реальная появляется только после расчёта себестоимости — поэтому до расчёта в оперативных отчётах затрат как будто нет, а вся выручка выглядит прибылью;
- в учётной политике выбран ФИФО: точную себестоимость по партиям можно посчитать, только когда известны все приходы и расходы месяца. В моменте система даёт лишь приблизительную оценку, а итоговое ФИФО считается при расчёте — поэтому цифры уточняются;
- нет данных для расчёта — например, не указана цена закупки.
Пример
Поступило 10 шт. по 10 000 ₽ и 15 шт. по 9 000 ₽. Предварительный расчёт по средней стоимости даст (10 × 10 000 + 15 × 9 000) ÷ 25 = 9 400 ₽ за единицу. Фактический расчёт по ФИФО спишет сначала 10 шт. по 10 000 ₽, затем — по 9 000 ₽, поэтому себестоимость конкретной отгрузки будет отличаться от усреднённой предварительной.
Как настроить и запустить
Режим выбирается в рабочем месте «Финансовый результат и контроллинг → Закрытие месяца». В шапке указывается режим (предварительное или окончательное), месяц и организация (можно сразу несколько).
- Параметры режимов задаются в «Настройке параметров операций закрытия месяца» — там же включается/отключается распределение доп. расходов при предварительном расчёте.
- Предварительный расчёт удобно поставить на автоматическое расписание (например, ежедневно в 8:00) — тогда оперативная себестоимость всегда актуальна.
- Окончательный расчёт выполняется в конце месяца после ввода всех документов; ранее закрытые периоды защищаются от изменения.
Особенности на практике
Несколько моментов, без которых предварительная себестоимость окажется недостоверной:
- Отрицательные остатки. Расчёт формально отработает, но при отрицательных остатках (особенно суммовых — в регистре себестоимости) цифры искажаются или обнуляются. В последовательности закрытия первым идёт шаг «Исправление отрицательных остатков товаров», а при ошибках программа предлагает обработку «Помощник исправления остатков товаров организаций». Чаще всего причина — документы, проведённые «задним числом» (расход раньше прихода). Флаг «Отключить контроль остатков товаров по регистру себестоимости» включать не стоит — именно он приводит к отрицательным суммовым остаткам.
- Последовательность периодов. Себестоимость текущего месяца опирается на остатки и партии на начало месяца, а они формируются расчётом предыдущего. Если предыдущий месяц не рассчитан, текущая предварительная себестоимость будет неполной. Система контролирует последовательность: по гиперссылке «Расчёт возможен с периода…» видно, с какого месяца нужно пересчитать. Закрывать периоды нужно по порядку.
- Распределение доп. расходов при предварительном расчёте включается отдельным флагом (путь указан выше) — иначе дополнительные расходы попадут в себестоимость только при окончательном расчёте.
Когда какой режим использовать
- В течение месяца — предварительный расчёт: оперативно видеть себестоимость и валовую прибыль, не дожидаясь закрытия.
- В конце месяца — окончательный расчёт: получить фактическую себестоимость для управленческой и регламентированной отчётности.
Частые вопросы
Можно ли работать только на окончательном расчёте?
Технически да — есть вариант ежедневного расчёта фактической себестоимости. Но он ресурсоёмкий, поэтому в большинстве внедрений используют связку: предварительный расчёт в течение месяца плюс окончательный в конце.
Почему до закрытия месяца себестоимость в отчётах «прыгает»?
Это предварительные значения: при каждом пересчёте они уточняются по мере ввода документов. Финальные цифры фиксируются только после окончательного расчёта.
Считает ли предварительный расчёт себестоимость выпуска продукции?
Полный расчёт себестоимости выпуска (распределение материалов и производственных затрат, корректировка выпуска) выполняется при окончательном закрытии. Предварительный режим рассчитывает себестоимость в объёме, достаточном для оперативной оценки.