Процессный подход к управлению: как оптимизировать работу компании

Процессный подход к управлению или business process management (BPM) — это особый способ ведения бизнеса, при котором вся деятельность компании рассматривается в виде совокупности связанных между собой процессов. Он помогает стандартизировать и оптимизировать работу предприятия для достижения стратегических целей. Давайте узнаем, как внедрить процессный подход к управлению организацией и почему именно эта концепция делает бизнес эффективнее.

Что такое процессный подход к управлению

Бизнес-процесс — это повторяющееся действие или набор действий, направленных на решение определенных задач и формирование результата. Алгоритм должен иметь четкие цели, быть как можно более конкретным и давать последовательные результаты. Можно сказать, что все рабочие задачи, которые выполняют сотрудники, так или иначе являются бизнес-процессами.

 

К примеру, выдача сим-карты — это бизнес-процесс. Оператор сотовой связи принимает заявку от нового клиента, оформляет необходимые документы, предлагает дополнительные услуги, вносит информацию в базу данных. Это стандартизированное и повторяемое действие, которое приносит результат. 

 

Управление бизнес-процессами (BPM) — это парадигма менеджмента, предполагающая постоянное совершенствование и оптимизацию этих процессов. Каждый из них должен приносить компании как можно больше пользы. Если она не в состоянии выполнять определенные из них собственными силами из-за нехватки средств или ресурсов, то можно прибегнуть к аутсорсингу бизнес-процессов. Многие организации передают непрофильные задачи на обслуживание сторонним компаниям — например, управление персоналом (HR) или бухгалтерский учет. 

 

Процессная модель управления предполагает постоянное измерение эффективности бизнес-процессов. Для этого производится бенчмаркинг, то есть сопоставительный анализ. Результаты компании обычно сравниваются с метриками основных конкурентов. Если бизнес-процесс не достигает желаемых целей, то его необходимо усовершенствовать.

 

Процессное управление организацией подразумевает внедрение BPM-системы — специального программного обеспечения, упрощающего реализацию подхода. С его помощью можно автоматизировать задачи, отслеживать эффективность их выполнения и оперативно вносить улучшения. 

 

Основы процессного управления

Процессно-ориентированное управление подразумевает стандартизированный подход. Каждый BPM-процесс обязательно включает ряд параметров, которые в совокупности точно описывают всю его суть. При отсутствии какого-либо из них алгоритм нельзя назвать законченным. 

 

Процессное управление организацией должно учитывать следующие элементы:

1. Вход и выход. Каждый процесс с чего-то начинается и чем-то заканчивается. Алгоритм запускается с точки входа, а завершается в точке выхода. В вышеупомянутом примере вход — это заявка клиента, а выход — выдача сим-карты. Окончание одного бизнес-процесса может также являться началом другого.

2. Ресурсы. Бизнес-процесс должен включать перечень всех сотрудников, материалов и оборудования, необходимых для достижения результата. В случае сотового оператора из нашего примера сюда входит программное обеспечение, документы, деньги и остальные ресурсы, необходимые для выдачи сим-карты. 

3. Метрики эффективности. При создании процесса надо заранее определить показатели, на основе которых можно будет оценить успешность алгоритма. Можно использовать любые подходящие KPI и метрики — стоимость привлечения клиента, обратная связь, скорость выполнения работы и многое другое. 

4. Регламент. Этот элемент включает непосредственно методики выполнения работ: очередность действий, стандарты выполнения, правила принятия управленческих решений и многое другое. 

5. Владелец. К каждому бизнес-процессу должен быть приставлен сотрудник, отвечающий за его выполнение. Он управляет выделенными ресурсами согласно регламенту. 

6. Исполнители. Помимо руководителя, к бизнес-процессу подключаются и рядовые сотрудники, выполняющие необходимую работу. В случае вышеупомянутого примера это агент поддержки сотового оператора, курьер, доставивший сим-карту.

 

При системном процессном управлении руководителям не нужно постоянно мониторить все открытые задачи. В подчинении начальства находятся подразделения — владельцы процессов, контролирующие их выполнение.

 

Непосредственно алгоритм воплощается в жизнь без строгого контроля. У исполнителей должны быть все полномочия для выполнения работы. Если что-то пойдет не так и бизнес-процесс прервется, то в дело вмешается владелец и поможет решить проблему.

 

 

Категории процессного управления

Понятие BPM довольно широкое, поэтому управление процессами обычно делят на три основных категории, каждая из которых имеет свои уникальные характеристики и сферы применения.

 

Человеко-ориентированный BPM

Этот тип BPM ориентирован на процессы, которыми занимаются люди. Как правило, это творческие задачи, в которых принятие решений зависит от человека. 

Примеры человеко-ориентированных бизнес-процессов: создание контента, перевод текста, принятие решений, подбор персонала.

 

Документо-ориентированный BPM

Эта категория сосредоточена на процессах, связанных с бумажными и электронными документами. При работе с ними необходимо тщательно соблюдать политику компании, отраслевые стандарты и нормативные требования. К документо-ориентированному BPM относятся юридические и бухгалтерские процессы, в ходе которых производится маршрутизация договоров и соглашений для рассмотрения и подписания. 

 

Примеры документно-ориентированных процессов: электронные подписи, обработка и хранение изображений, автоматическое составление отчетов.

 

Системно-ориентированный BPM

Этот тип управления бизнес-процессами BPM направлен на объединение, автоматизацию и интегрирование в корпоративные приложения — систему управления ресурсами предприятия (ERP), систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также систему управления персоналом (HRMS). Иногда этот вид BPM называют интеграционно-ориентированным.  

Примеры системно-ориентированных процессов:синхронизация любых маркетинговых инструментов с CRM-системой для передачи данных и информации без значимого участия человека. 

 

 

Преимущества процессного подхода к управлению

Давайте рассмотрим ключевые преимущества процессного управления, которые помогут вашему бизнесу расти и процветать. Каждое из них может оказать существенное влияние на развитие компании, поэтому вы должны понимать их значимость.

 

Внедрение процессного управления приносит следующие плюсы:

• Повышенная эффективность. Одно из наиболее очевидных преимуществ процессного метода управления. Когда все алгоритмы работы упорядочены и доведены до автоматизма, сотрудникам становится гораздо проще работать. Кроме того, руководители могут быстро определить узкие места благодаря прозрачности процессов. 

• Сокращение расходов. Процессный подход во входном контроле качеством помогает сократить расходы за счет оптимизации операций и устранения узких мест. Автоматизируя задачи и повышая эффективность процессов, организация может сэкономить на зарплате сотрудников, материалах, доставке и многих других вещах. Кроме того, применение бизнес-процессов существенно повышает гибкость управления — благодаря такому подходу компания способна быстро реагировать на изменения рынка и сохранить конкурентоспособность.

• Повышенная удовлетворенность клиентов. Людям нравится, когда бизнес-процессы идеально выверены и как можно более эффективны. Они ценят возможность быстро и просто получить то, что им нужно. Потребители с большей вероятностью повторно обратятся в компанию, если у них уже есть положительный опыт сотрудничества с ней. Особенности бизнес-процессов помогают организациям точнее определить потребности и предпочтения аудитории. На основе полученной информации они могут предлагать более актуальные продукты и услуги, способные заинтересовать потенциальных клиентов.

• Более точные данные. Процессный подход позволяет увеличить точность получаемых данных. Информацию гораздо проще отслеживать и анализировать, когда задачи автоматизированы и согласованы. Предприятия могут принимать более точные решения на основе достоверной информации, а не полагаться на догадки и интуицию.

• Повышенная гибкость и масштабируемость. По мере роста бизнеса регулярно возникает необходимость в добавлении новых процессов и расширении штата. При наличии системы управления BPM масштабировать компанию становится гораздо проще. Благодаря автоматизации и стандартизации можно добавлять новых сотрудников, не прерывая рабочий процесс. 

• Ускоренная обработка заказов. В современной конкурентной среде быстрые сроки выполнения заказов являются залогом успеха. Процессный подход и отлаженная BPM-система способствует повышению скорости работы.

   

Этапы жизненного цикла ВPM

Процессный метод управления, как уже отмечалось, охватывает множество областей. Жизненный цикл BPM состоит из пяти фаз: проектирование, моделирование, исполнение, мониторинг и оптимизация процессов. 

 

Каждая стадия опирается на предыдущую, в результате образуя эффективную систему, отвечающую потребностям бизнеса. Чтобы как можно лучше оптимизировать каждый процесс, важно знать об этапах жизненного цикла и различать границы каждого из них.

 

Шаг №1: Проектирование

Этап проектирования процессов — это основа успешного внедрения BPM для управления эффективностью бизнеса. Он заключается в определении текущего состояния ваших бизнес-процессов и разработке плана по их улучшению. Необходимо определить стратегические цели бизнеса и процессы, которые необходимо переделать для достижения этих целей.

 

Шаг №2: Моделирование

После анализа и проектирования бизнес-процессов на первом этапе можно приступать к их моделированию. Иными словами, нужна визуализация разработанных алгоритмов. 

Для определения ключевые характеристик процессов обычно составляют карту бизнес-процессов — графическое отображение рабочих схем. Это универсальный инструмент, упрощающий внедрение BPM. 

 

Шаг №3: Исполнение

На этапе реализации бизнес-процесса воплощается в жизнь ранее полученная модель.

Перед полноценным добавлением нового процесса необходимо протестировать его и убедиться, что он работает так, как задумано. Это поможет выявить потенциальные проблемы и внести соответствующие коррективы до полномасштабного внедрения.

 

Шаг №4: Мониторинг

Для оценки созданного процесса установите ключевые показатели эффективности (Key Performance Indicators) и отслеживайте их. Метрики зависят от типа бизнеса и конкретной задачи, которую вы пытаетесь улучшить. 

Мониторинг KPI позволяет выявить узкие места процессов. После этого можно переходить к оптимизации — заключительному этапу жизненного цикла управления бизнес-процессами.

 

Шаг №5: Оптимизация

Последний этап оптимизации заключается в непрерывном совершенствовании бизнес-процессов. Его цель — продолжать повышать эффективность работы.

 

 

Внедрение BPM-системы в любой бизнес

Для реализации процессного подхода используется специальное ПО — BPMS (Business Processes Management Suite). Это комплексные системы управления эффективностью бизнеса, которые позволяют проходить все этапы жизненного цикла BPM. С их помощью можно строить модели, разрабатывать регламенты, формировать отчеты и многое другое. 

 

Хотите пользоваться всеми преимуществами процессного подхода? Консалтинговая группа ИСУ предлагает решения для любого бизнеса. например у нас можно заказать автоматизацию процессов контроля качества. С нашей помощью вы сделаете свою компанию более управляемой, эффективной и масштабируемой. Мы проведем интеграцию BPM через модуль 1С для управления бизнес-процессами и научим пользоваться им. Оставьте заявку и выведите свою организацию на новый уровень!